Hộ kinh doanh là hình thức phù hợp với hoạt động quy mô nhỏ, thủ tục đơn giản và chi phí vận hành thấp.
Khi quy mô tăng lên, nhiều hộ kinh doanh bắt đầu gặp giới hạn về hợp đồng, hóa đơn, tuyển dụng và huy động vốn.
Lúc này, chuyển đổi lên công ty là phương án được nhiều chủ hộ cân nhắc, nhưng không phải hộ kinh doanh nào cũng cần chuyển đổi ngay.
Bài viết dưới đây giúp bạn nhận diện thời điểm phù hợp và chuẩn bị đúng các nội dung trước khi chuyển đổi.
Hộ kinh doanh và công ty khác nhau ở điểm nào
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, chủ hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh.
Công ty có tư cách pháp nhân độc lập, các thành viên hoặc cổ đông chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn đã góp, tùy theo loại hình công ty.
Về con dấu, hộ kinh doanh không có con dấu pháp nhân riêng, trong khi công ty có con dấu riêng để giao dịch.
Về chế độ kế toán, hộ kinh doanh có thủ tục kê khai và sổ sách đơn giản hơn, còn công ty phải áp dụng chế độ kế toán đầy đủ và lập báo cáo tài chính hàng năm.
Khi nào nên chuyển đổi lên công ty
Dấu hiệu rõ nhất là hoạt động kinh doanh đã vượt quy mô nhỏ lẻ, doanh thu tăng ổn định và cần ký hợp đồng với đối tác lớn.
Khi đối tác yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng hoặc yêu cầu bên ký hợp đồng phải là pháp nhân, hộ kinh doanh sẽ gặp khó khăn nếu không chuyển đổi.
Nhu cầu tuyển dụng nhiều lao động, mở thêm địa điểm kinh doanh hoặc xây dựng thương hiệu lâu dài cũng là lý do nên cân nhắc chuyển đổi.
Ngược lại, nếu hoạt động vẫn nhỏ, ít hợp đồng lớn và chủ hộ muốn giữ thủ tục đơn giản, việc duy trì hộ kinh doanh có thể vẫn là lựa chọn hợp lý.
Nên chọn loại hình công ty nào khi chuyển đổi
Loại hình phổ biến khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, trong trường hợp chỉ có một chủ sở hữu.
Nếu có từ hai người góp vốn trở lên, công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên là phương án thường được lựa chọn.
Công ty cổ phần phù hợp hơn khi có từ ba cổ đông trở lên và có kế hoạch huy động vốn rộng rãi hoặc mở rộng sở hữu trong tương lai.
Việc chọn loại hình nên dựa trên số người góp vốn, mức độ kiểm soát mong muốn và kế hoạch phát triển, thay vì chỉ chọn theo tên gọi.
Cần chuẩn bị thông tin và hồ sơ gì
Thông tin đầu tiên cần chuẩn bị là tên công ty dự kiến, cần kiểm tra khả năng trùng lặp và chuẩn bị phương án dự phòng.
Tiếp theo là địa chỉ trụ sở chính của công ty, phải là địa chỉ có thật và đủ điều kiện làm trụ sở theo quy định.
Vốn điều lệ cần được xác định phù hợp với khả năng góp vốn và quy mô hoạt động, không nên kê khai quá cao so với thực tế.
Ngành nghề kinh doanh của công ty cũng cần được rà soát lại, vì ngành nghề của hộ kinh doanh chưa chắc đã khớp hoàn toàn với ngành nghề đăng ký của công ty.
Hồ sơ chuyển đổi thường bắt đầu bằng hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp mới, gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty và giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu hoặc các thành viên góp vốn.
Đồng thời, hộ kinh doanh cần thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo trình tự quy định, sau khi công ty mới đã được thành lập hoặc theo phương án đã thống nhất.
Những việc cần làm sau khi chuyển đổi
Sau khi công ty mới được cấp giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần khắc dấu, mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty và đăng ký chữ ký số.
Doanh nghiệp cũng cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và kê khai thuế ban đầu theo quy định đối với doanh nghiệp mới thành lập.
Các hợp đồng đang thực hiện dưới tên hộ kinh doanh cần được rà soát, vì bên ký hợp đồng đã thay đổi từ hộ kinh doanh sang công ty.
Trong một số trường hợp, hợp đồng cần được ký lại hoặc lập phụ lục để chuyển giao quyền và nghĩa vụ sang công ty mới, tránh tranh chấp về chủ thể hợp đồng.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải chuyển đổi lên công ty khi doanh thu tăng không?
Không có quy định bắt buộc chuyển đổi chỉ vì doanh thu tăng, việc chuyển đổi phụ thuộc vào nhu cầu hợp đồng, hóa đơn, quản lý và trách nhiệm tài sản của chủ hộ.
Chuyển đổi lên công ty có giữ được tên cũ của hộ kinh doanh không?
Tên công ty mới vẫn phải đáp ứng quy định về đặt tên doanh nghiệp và không trùng hoặc gây nhầm lẫn, vì vậy cần kiểm tra tên trước khi đăng ký.
Sau khi chuyển đổi, hộ kinh doanh cũ có còn hoạt động không?
Không. Sau khi hoàn tất chuyển đổi, hộ kinh doanh cũ cần chấm dứt hoạt động theo quy định, chỉ còn công ty mới tiếp tục hoạt động.
Có thể vừa giữ hộ kinh doanh vừa mở công ty không?
Về nguyên tắc, một cá nhân có thể đồng thời là chủ hộ kinh doanh và chủ sở hữu công ty, nhưng hai hình thức này là hai chủ thể khác nhau và cần quản lý thuế, sổ sách riêng biệt.
Liên hệ UYVI Legal
Nếu bạn đang cân nhắc chuyển đổi hộ kinh doanh lên công ty, UYVI Legal có thể tư vấn thời điểm chuyển đổi, loại hình phù hợp, chuẩn bị hồ sơ và xử lý các bước sau chuyển đổi.
Liên hệ UYVI Legal qua hotline 0943.812.889 để được tư vấn phương án trước khi thực hiện.
Xem thêm dịch vụ liên quan: Thành lập doanh nghiệp và Thành lập hộ kinh doanh.
